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Firma Digitale e PEC

Rilascio e rinnovo dei dispositivi di firma digitale (Smart Card, CNS, Business Key); attribuzione e rinnovo indirizzi Posta Elettronica Certificata (obbligatoria per tutte le imprese).

La posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale. La PEC può aggiungere inoltre la certificazione del contenuto del messaggio solo se in combinazione con un certificato digitale.
La PEC non certifica l'identità del mittente, né trasforma il messaggio in "documento informatico", se il mittente omette di usare la propria firma digitale. La ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.
L’art. 16 comma 6 del Decreto Legge 29 novembre 2008 n. 185 convertito con legge 2/2009 (G.U. n. 22 del 28.1.2009), intitolato "Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale" stabilisce che: "Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata.
L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria”. La norma è entrata in vigore dal 29 novembre 2008.
Ad oggi, quindi, tutte le imprese (ditte individuali e società) sono obbligate a dotarsi di un indirizzo di P.E.C., da comunicare al Registro Imprese quale “domicilio elettronico dell’impresa”. L’obbligo esiste anche per i “professionisti” iscritti in Albi o Elenchi.

Aura Office Services è un intermediario abilitato all’attivazione ed al rinnovo di caselle di Posta Certificata, provvedendo anche all’eventuale comunicazione al Registro Imprese.

La firma digitale ha lo stesso valore legale della firma autografa, poiché è il risultato di una procedura informatica che consente di attestarne:

  • l’autenticità: la sicurezza dell’identità di chi firma;
  • la paternità: l’impossibilità che il firmatario disconosca il documento sottoscritto;
  • l’integrità: la certezza che il documento non sia stato modificato dopo essere stato firmato digitalmente.

Viene rilasciata da un Ente Certificatore Accreditato, che garantisce l’autenticità della firma, conserva i codici generati dalla sottoscrizione dei documenti e garantisce la verifica della validità della firma, seguendo gli standard di legge.
La firma digitale si può apporre su qualunque documento informatico: bilanci e atti societari, fatture, notifiche, moduli per l’iscrizione a pubblici registri, comunicazioni alla pubblica amministrazione.

La Smart Card è il dispositivo più semplice di firma digitale, e richiede necessariamente l’installazione di un lettore e di un software di firma; la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) è un dispositivo (ovvero una smart card o una chiavetta USB) che contiene anche un “certificato digitale” di autenticazione personale. Grazie alla CNS è possibile accedere in modo sicuro ai siti web, consultare i propri dati personali e fruire dei servizi on line erogati dalle Pubbliche Amministrazioni (Comuni, Asl, Agenzia Entrate, ecc).

I certificati digitali memorizzati sulla smart card e sulla CNS hanno validità di tre anni, trascorsi i quali si rende necessario il rinnovo. In caso di mancato rinnovo entro la scadenza il certificato di firma diventa inutilizzabile ed è necessario richiedere il rilascio di un nuovo dispositivo digitale.

Aura Office Services, in qualità di “incaricato alla registrazione” per conto della Camera di Commercio è in grado di rilasciare dispositivi di firma digitale: Smart Card, CNS, Business Key.

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